Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” в Трудовой кодекс РФ внесены специальные статьи, регламентирующие электронный кадровый документооборот, а именно статьи 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ, регламентирующие электронный документооборот между работником и работодателем, порядок введения электронного кадрового документооборота и вопросы взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Кроме того, данные правоотношения регламентируются Федеральным законом “Об электронной подписи” от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который устанавливает требования к различным видам электронных цифровых подписей.

Согласно части 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ “Об электронной подписи”  информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее – нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

При соблюдении установленных Законом №63-ФЗ условий электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

При использовании электронных цифровых подписей в сфере охраны труда следует руководствоваться нормативными актами по охране труда, в том числе Порядком проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры”, утв. Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н (в ред. от 01.02.2022); Правилами по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями, утв. Приказом Минтруда России от 27.11.2020 N 835н, Правилами по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта, утв. Приказом Минтруда России от 18.11.2020 N 814н, Правилами по охране труда на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтруда России от 09.12.2020 г. N 871н, Правилами по охране труда в медицинских организациях, утв. Приказом Минтруда России от 18.12.2020 N 928н и другими нормативными актами РФ, в том числе законодательством о защите персональных данных, а также разъяснениями Роструда.

Да, документы с работником, подписанные электронной цифровой подписью, полностью легитимны. Применение электронного кадрового документооборота прямо предусмотрено статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ.

Приводим ответ Роструда на вопрос о правомерности электронного кадрового документооборота:

«Полагаем, что работодатель вправе предусмотреть возможность использования электронной подписи для ознакомления с документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре, соглашении или в коллективном договоре.

Вопрос о подтверждении проведения инструктажей электронно-цифровой подписью ТК РФ прямо не запрещен.

По нашему мнению, допустимо организовать ведение журналов регистрации инструктажей в форме электронного документа с электронно-цифровыми подписями инструктирующих и инструктируемых работников»

(Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) 20.11.2020 г. №ТЗ/5606-6-1)

Государственная инспекция труда по г. Москве также признает подписание документов между работником и работодателем в электронной форме.

«Поскольку законодательством не установлено иное, кадровые документы могут быть составлены в электронном виде и храниться на машинных носителях информации.

При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ.

Отмечаем, что возможность и условия использования ЭЦП должны быть закреплены в локальном нормативном акте, либо в трудовых договорах с работниками».

(Государственная инспекция труда по г. Москве 30.10.3020г. Исх.№ 77/Ю-41959-ОБ/18-1299)

Таким образом, задача работодателя сводится к правильному оформлению электронного документооборота, утверждению локальных актов, уведомлению работников о применении электронного кадрового документооборота, описанию и применению процедур идентификации и аутентификации работника, особенно при использовании усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) и простой электронной подписи (ПЭП).

Обратите внимание на то, что локальные акты об электронном кадровом документообороте не должны противоречить ранее принятым в вашей организации локальным актам, в том числе Положению о защите персональных данных работников, Правилам внутреннего трудового распорядка, Положению об оплате труда, Положению о системе управления охраной труда (СУОТ).

Документы по охране труда можно подписывать электронной цифровой подписью.

В настоящее время существует путаница в вопросе о том, можно ли применять электронный документооборот (ЭДО) для фиксации обучения по охране труда.

При включении в Трудовой кодекс РФ новых статей 22.2 и 22.3 об ЭДО, в них была внесена оговорка о том, что они не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности, акта о несчастном случае на производстве, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Данное положение закона некоторые восприняли как запрет применять ЭДО при фиксации инструктажей по охране труда, что неверно.

В законе (ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ) указано лишь то, что новые статьи закона не регулируют такие правоотношения. Это очевидно, если внимательно ознакомиться с текстом закона.

Более того, уже вступили в силу и применяются нормативные акты по охране труда, прямо предусматривающие подписание документов электронными подписями.

Электронный документооборот в сфере охраны труда предусмотрен Порядком проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры”, утв. Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н (в ред. от 01.02.2022); Правилами по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями, утв. Приказом Минтруда России от 27.11.2020 N 835н, Правилами по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта, утв. Приказом Минтруда России от 18.11.2020 N 814н, Правилами по охране труда на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтруда России от 09.12.2020 г. N 871н, Правилами по охране труда в медицинских организациях, утв. Приказом Минтруда России от 18.12.2020 N 928н и другими нормативными актами РФ.

В них прямо указано, что «допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника».

Так что вопрос уже решен в пользу электронного документооборота (ЭДО) в сфере охраны труда и запрета на оформление документов по охране труда с применением электронных подписей нет. Следует ожидать дополнений в ТК РФ, а до этого момента руководствоваться действующими нормами законодательства.

Работодатели могут оформлять направления на медицинские осмотры, документы о выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ), знакомить работников с инструкциями по охране труда и локальными актами об охране труда, фиксировать обучение по охране труда посредством электронного документооборота.

Указанные документы могут быть подписаны работником с усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а также с усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП). Применение простой электронной подписи (ПЭП) скорее всего, по аналогии с кадровыми документами, будет в сфере охраны труда тоже ограничено. Запрета на ее использование в настоящее время не существует.

Аналогичные разъяснения дают инспекции труда и Роструд. По их мнению главным условием электронного документооборота по охране труда является наличие в организации соответствующего локального акта и ознакомление с ним работников.

Единственным исключением является акт о несчастном случае на производстве.

Акт о несчастном случае на производстве не следует оформлять с ЭДО, поскольку это может создать сложности на практике. Данный документ подписывается комиссионно и далее предоставляется в различные ведомства (прокуратура, ФСС и т.п.). Таким образом, даже при наличии у членов комиссии, включая инспектора ГИТ, усиленной квалифицированной подписи, будут препятствия с направлением акта третьим лицам, что может привести к штрафу за соблюдение процедуры расследования несчастного случая.

Да, электронной цифровой подписью можно подписывать любые кадровые документы. Отдельное регулирование касается приказа об увольнении работника, который необходимо оформлять на бумажном носителе (или дублировать на бумажном носителе), поскольку закон предусматривает особую процедуру его оформления – кроме подписания и ознакомления работника может потребоваться внесение в приказ записей, которые в электронном виде произвести сложно.

Все остальные ограничения сняты. Кадровый документооборот с работником может быть полностью оцифрован и вестись в электронной форме с использованием работником и работодателем электронных подписей.

Новая редакция Трудового кодекса РФ с учетом изменений, внесенных Федеральным законом от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (вступили в силу с 01.01.2021 г.) и Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (вступили в силу 22.11.2021 г.) позволяет практически все документы подписывать посредством электронного кадрового документооборота, а также с применением со стороны работника УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи).

Статья 22.3 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться как УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), так и УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора).

Остальные кадровые документы, в том числе ознакомление работника с локальными нормативными актами, можно осуществлять с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Простая электронная подпись может быть оформлена на базе корпоративной электронной почты или иных информационных систем работодателя.

Следует отметить, что ряд документов, имеют специальный порядок оформления.

Так, статья 22.1 Трудового кодекса РФ указывает, что положения об электронном кадровом документообороте не применяются в отношении трудовых книжек (действует специальный режим подачи сведений о трудовой деятельности в электронной форме с выдачей работнику их на бумажном носителе при увольнении), а также в отношении приказа (распоряжения) об увольнении работника.

Издание приказа об увольнении работника регламентировано ст. 84.1 Трудового кодекса РФ и при невозможности ознакомления с ним работника (в том числе по причине отказа или отсутствия) процедура издания приказа предусматривает внесение в него соответствующей записи, что посредством электронной подписи сделать затруднительно. По этой причине целесообразно издать приказ на бумажном носителе и при отсутствии работника выслать приказ об увольнении по адресу регистрации работника ценным письмом с описью вложения. Обязательного личного присутствия работника для оформления приказа не требуется. Отказ работника от ознакомления с приказом не влечет его недействительности.

Таким образом, законодательство позволяет вести кадровый документооборот с работником в электронном виде. То есть можно оформить работника на работу, осуществлять его перевод/перемещение/отправку в командировки/ ознакомление с локальными актами/уведомлять об изменении условий труда, а произвести прекращение трудовых отношений без личного общения.

Федеральным законом от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (вступают в силу с 01.01.2021 г.) существенно упрощен порядок электронного кадрового документооборота при взаимодействии с дистанционными работниками.

Если ранее (до вступления поправок в Трудовой кодекс РФ в силу) взаимодействие с дистанционным работником должно было осуществляться с использованием усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) работника и работодателя, то теперь с 01.01.2021 г. для подписания большинства кадровых документов работнику достаточно  усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП), а остальное взаимодействие дистанционного работника и работодателя (поручение рабочих заданий, уведомления, согласования, ознакомление с локальными актами и т.п.) может быть организовано с применением простой электронной подписи.

Относительно всех остальных случаев взаимодействия с дистанционными работниками установлено следующее правовое регулирование: порядок взаимодействия работодателя с дистанционными работниками в связи с трудовыми отношениями в соответствии с частью девятой ст. 312.3 ТК РФ в новой редакции может быть установлен в соответствующих локальных нормативных актах работодателя, а также в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору.

Это, в частности, касается ознакомления с локальными нормативными актами.

Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (вступил в силу 22.11.2021 г.) были внесены изменения в статью 312.1 Трудового кодекса РФ о том, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота.

Таким образом, с помощью электронного документооборота можно исключить случаи невозможности оперативно поручить дистанционному работнику служебные задания, получить отчеты, ознакомить с локальными актами, приказами, уведомлениями.

В случае трудового спора электронное ознакомление дистанционного работника с документами работодателя будет признано надлежащим и в случае невыполнения работником служебных поручений его можно привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Важно! Подписание документов электронными подписями (в том числе простой электронной подписью) не есть обмен электронными образами документов с нанесенной графической подписью работника и уполномоченного лица работодателя (обмен скан-копиями документов). Такие действия работодателя не образуют факта подписания документа, подписание работником скан-копии не получится узаконить в суде в случае спора, даже с помощью экспертизы.

Да, мы полагаем, что электронный документооборот позволит прекратить таким работником эксплуатировать удаленность от работодателя и невозможность оперативного ознакомления с документами.

Частью пятой ст. 312.3 Трудового кодекса РФ в редакции Федерального закона от 08.12.2020 №407-ФЗ предусмотрен порядок ознакомления дистанционного работника с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись.

Предусмотрено, что с такими документами дистанционный работник может быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом грамотно составленные локальные нормативные акты и их положения об электронном взаимодействии могут положить конец уязвимости работодателя в данном вопросе, обеспечить своевременное и качественное выполнение работы как на стационарных рабочих местах, так и дистанционно.

Важно не путать электронный документооборот с электронными образами документа – многие работодатели в 2020-2021 г., поддавшись публикациям в СМИ, вместо подписания документов электронными подписями стали совершать обмен посредством электронных образов документов – подписывая их поочередно со стороны работника и работодателя путем пересылки скан-копий. Такой кадровый документооборот суды во многих случаях считали ненадлежащим и принимали решения о том, что документы не подписаны. Как правило, такие решения были на руку недобросовестным работникам и создавали неблагоприятные последствия для работодателей.